Tämä on Mikkelin musiikkiopiston henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 22.5.2018.
Mikkelin Musiikkiopiston Kannatusyhdistys ry
Maaherrankatu 10
50100 Mikkeli
Tietosuojavastaava Heidi Lyyra
Maaherrankatu 10
50100 Mikkeli
heidi.lyyra@mlimo.fi
+358 (0) 50 443 3127
Oppilaitoksen henkilörekisteri ja opetusrekisteri oppilaista, vanhemmista ja työntekijöistä.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on laki taiteen perusopetuksesta 21.8.1998/633.
Rekisteriä ylläpidetään Eepos-oppilaitoshallinta palvelussa. Eepos-oppilaitoshallinta on taiteen perusopetukseen suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä, jolla hallinnoimme oppilaiden, vanhempien ja opettajien tietoja sekä opetustoiminnan organisointia. Palveluun on käyttöoikeus ainoastaan oppilaitoksen hallinnon henkilökunnalla sekä opettajilla.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on opetustoiminnan järjestäminen. Rekisteriä käytetään opetustoimen järjestämiselle välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. Rekisteriin tallennetaan oppilaiden opetusta, opetusjärjestelyitä ja oppimistuloksia koskevia tietoja.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Oppilaitoksen hallinto käsittelee oppilaiden opiskelutietoja. Oppilaiden henkilötietoja käsitellään ainoastaan tarvittaessa rekisterin eheyden ylläpitämiseksi.
Oppilaitoksen opettaja käsittelee vain niiden oppilaiden tietoja, jotka liittyvät oleellisesti opettajan silloiseen opetustehtävään. Opettajien käytössä ei ole oppilaiden tai vanhempien tarkkoja henkilö- tai osoitetietoja. Oppilaan ja vanhemman henkilötunnuksia käsittelevät vain oppilaitoksen opintosihteerit silloin kun se on pakollista. Oppilaan henkilötunnus tulostetaan ainoastaan oppilaan todistukselle.
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: oppilaan nimi, oppilaan henkilötunnus, oppilaan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), verkkoyhteyden IP-osoite, laskutustiedot, oppilaan opinnot ja opintohistoria, suoritetut opinnot ja todistukset, osallistuminen oppitunneille, vanhemman nimi, vanhemman henkilötunnus, vanhemman yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), kuvien ja materiaalien käyttöluvat, opettajan nimi, opettajan henkilötunnus, opettajan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), opettajien opetustyö, järjestetyt opetustunnit, opetustoimintaan liittyvät tilastotiedot ja oppilasmäärät.
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yli 16-vuotiaalta oppilaalta tai muussa tapauksessa huoltajalta mm. www-lomakkeilla ilmoittautumisen yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yksittäiseen henkilöön liittyviä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Opetustoimintaan liittyvää tilastotietoa (oppilaiden ja opetuksen määrä, jonka mukana ei toimiteta yksilöiviä tietoja) luovutetaan säännöllisesti esimerkiksi opetushallitukselle ja tilastokeskukselle. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin siitä on sovittu asiakkaan kanssa. Aloittavasta täysi-ikäisestä oppilaasta tai muussa tapauksessa hänen huoltajastaan tulee automaattisesti myös Mikkelin Musiikkiopiston Kannatusyhdistyksen jäsen ja henkilötiedot tallentuvat jäsenrekisteriin. Jäsenyys ei velvoita mihinkään. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Oppilaitos on velvollinen säilyttämään oppilasrekisterin opiskelutiedot sekä oppilaan ja vanhemman henkilötiedot pysyvästi oppilasrekisterissä. Kaikkien rekisterien ja fyysisten dokumenttien sekä kopioiden säilytysaikoihin sovelletaan arkistointilakia (Arkistolaki 23.9.1994/831). Tietoja voidaan anonymisoida rekisteröidyn pyynnöstä. Säilytysaika mahdollistaa opintojen tilapäisen keskeytymisen ja uudelleen aloittamisen ilman, että oppilashistoria häviää. Säilytysaika mahdollistaa myös oppilaan osallistumistodistuksen kirjoittamisen opintojen päättymisen jälkeen.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kaikki oppilaiden, vanhempien ja opettajien arkaluontoiset henkilötiedot säilytetään vahvasti salattuina tietokannoissa ja varmuuskopioissa.
Tietojen selailuoikeutta on rajoitettu määrittelemällä käyttäjäoikeudet käyttäjäkohtaisesti. Rekisteristä tulostetaan vaaditut ja muut tarpeelliset tulosteet, jotka sisältävät asianosaisten nimet ja asian laatua koskevat tiedot ottaen huomioon salassapitovelvoitteet. Rekisteristä saatuja tietoja säilytetään huolellisesti ja henkilötietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Myös työasemiin kohdistuvasta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti.
Palvelun tarjoajan käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se osallistuu palvelujen tuottamiseen. Rekisterinpitäjä velvoittaa palveluntarjoajia huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.
Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Oikeus tietojen oikaisuun
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon omaaloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä (ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdan 2 mukaisesti). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esim. siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen muuta kuin opetustoimintaa varten ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti.
Oikeus peruuttaa annettu suostumus
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista).
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).