Tämä on tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu: 23.5.2018. Viimeisin päivitys: 14.10.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Mikkelin Musiikkiopiston Kannatusyhdistys ry
Maaherrankatu 10
50100 Mikkeli

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Heidi Lyyra
Maaherrankatu 10
50100 Mikkeli
heidi.lyyra@mlimo.fi
+358 (0) 50 443 3127

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri Mikkelin Musiikkiopiston Kannatusyhdistyksen jäsenistä.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan mukaisesti ovat:

– Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c-kohta): Yhdistyslain (503/1989, 11 §) mukainen velvollisuus pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä.

– Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b-kohta): Jäsensuhteen hoitaminen, jäsenmaksujen laskutus ja jäsenviestintä.

Rekisteriä ylläpidetään Avita-palvelussa, jolla hallinnoidaan jäsenten tietoja ja laskutetaan vuosittaiset jäsenmaksut. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

5 .Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan yhdistyslain ja jäsensuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot:

– Jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka/osoite

– Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

– Jäsenyyden laji (esim. vuosijäsen, ainaisjäsen), alku- ja päättymispäivät

– Jäsenmaksujen suoritus- ja laskutustiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumislomakkeella (www-lomake oppilaan/huoltajan ilmoittautumisen yhteydessä), sähköpostitse, puhelimitse tai muun jäseneksi hakeutumisen yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käytetään vain yhdistyksen omaan jäsenhallintoon, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille tahoille kaupallisiin tarkoituksiin. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

– Jäsentiedot säilytetään jäsenyyden voimassaoloajan.

– Eronneen tai erotetun jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa jäsenyyden päättymisestä, ellei laista muuta johdu.

– Jäsenmaksujen maksutietoja ja laskutusaineistoa säilytetään kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Sähköiset tiedot on suojattu asianmukaisin tietoturvajärjestelmin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä yhdistyksen/oppilaitoksen hallinnon henkilöillä ja johdolla, joiden työtehtäviin jäsenasiain hoito kuuluu. Työntekijöitä ja hallituksen jäseniä sitoo vaitiolovelvollisuus. Mahdolliset fyysiset dokumentit säilytetään lukituissa tiloissa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaisesti oikeus:

– Tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä jäljennös. Pyynnön voi esittää sähköisesti tai kirjallisesti yhteyshenkilölle.

– Vaatia virheellisten, tarpeettomien tai vanhentuneiden tietojen oikaisua.

– Pyytää tietojensa poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”) jäsenyyden päätyttyä, siltä osin kuin se ei sodi lakisääteisiä säilytysvelvoitteita (kuten kirjanpitolakia) vastaan.

– Vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.

– Tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli kokee tietosuojasääntelyä rikotun:

  Tietosuojavaltuutetun toimisto

  Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

  Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

  Sähköposti: tietosuoja@om.fi | www.tietosuoja.fi